加利福尼亚律师协会

采购政策

本文件规定的政策为物资、设备、建筑和服务的采购确立了标准和指导方针,以确保通过公开和竞争的过程尽可能经济地获得这些物资,并以良好的行政实践和良好的商业判断来管理合同。

采购审查

执行主任和业务主任是订约过程中的初始起点和最终检查点,尽管初始采购请求可能由代表委员会或某一部门提出。工作范围的条款应在初始请求中明确规定,例如活动合同的日期和地点、服务合同的必要经验以及任何其他特殊要求等。

如果需要竞争性投标,则必须在承包程序开始之前完成。合同将由CLA外部法律顾问根据CLA执行董事和/或运营董事的裁量权进行审查。

所有采购必须通过CLA员工完成。志愿者不得代表CLA采购货物或服务,或以任何方式妨碍协会。

利益冲突

  1. 如果利益冲突对一个合理的人来说是真实的或明显的,协会的任何雇员、官员、董事、志愿者或代理人都不应参与投标或合同的选择、授予或管理。
  2. 当协会的任何员工、管理人员、董事、志愿者或代理人在选定或考虑授予的供应商公司中拥有财务、家庭或任何其他受益权益时,可能会产生利益冲突。
  3. 协会的任何员工、官员、董事、志愿者或代理人不得与其直系亲属、配偶的家庭成员,或雇佣或与家庭成员有任何关系的任何公司、供应商或企业开展业务、授予合同或显示偏袒;或授予违反联邦、州和地方采购法律和政策精神或意图的合同或标书,这些法律和政策旨在最大限度地扩大合格供应商之间的自由和公开竞争。
  4. The Association’s employees, officers, directors, volunteers, or agents shall neither solicit nor accept gratuities, gifts, consulting fees, trips, favors, or anything having a monetary value in excess of fifty dollars ($50) from a vendor, potential vendor, or from the family or employees of a vendor, potential vendor, or bidder; or from any party to a sub-agreement or ancillary contract.

征集和竞争

所有必要的采购交易将尽可能在供应商之间提供自由和公开的竞争。协会必须从采购需求分析开始,以避免购买不必要的物品(这可能包括对租赁和购买备选方案的审查)。然后,买方必须确定并明确规定所需商品或服务的标准,并在可能的情况下寻求具有竞争力的报价,以获得尽可能高的质量和尽可能高的价格。

一般来说:

  • 对于每一项采购行动,都应进行某种形式的成本或价格分析,并记录在采购文件中。价格分析可以通过多种方式完成,包括报价和市场价格的比较,以及折扣。
  • 必须为超过5000美元的货物和服务招标。
  • 必须使用采购订单申请表提交所有采购交易记录;是否需要投标,除非以下豁免。

采购订单例外情况

以下款项可以直接开具发票给应付账款而无需预先发出采购订单:

  • 公用事业、电话、煤气、电力。主账户每月例行账单(通过购买卡支付的个人手机账户)。
  • 专业会员,订阅,赞助,奖学金,奖项。对于不接受信用卡的组织,请提交会员登记或续签表格付款。
  • 州和地方政府机构。建筑许可证,当地消防部门检查,电梯检查,危险废物处理费,罚款和其他未在现有合同范围内支付的费用。
  • 直接邮寄。邮资账户补充,要么支付给USPS,或第三方代理人维持CLA邮政账户。
  • 法律顾问的家臣。外部法律顾问根据需要直接由CLA员工进行谈判和委托,并通过未通过标准采购渠道处理的保留合同进行记录。
  • 除商品和服务之外。专门限于退款,薪水扣缴,税收,旅行费用报销和旅行进展的限制。

市场调查和供应商竞争

加利福尼亚州律师协会代表委员会批准采购政策和程序。但是,CLA员工责任来源供应商和谈判合同。志愿者可能不会采购商品或服务或以其他方式以任何方式妨碍联合。超过200,000美元或超过五年的合同需要事先批准代表委员会。

为避免CLA采购货物和服务的方式发生冲突和不一致,必须遵循以下竞争性招标惯例和程序:

  1. 购买低于5,000美元:不需要竞争竞标。
  2. 购买$5,000 - $ 19999:除非本保险单特别豁免或由委员会特别豁免,否则至少需要两次口头投标。
  3. 购买超过$20,000的物品:至少需要3份书面投标,除非本保险单特别豁免或委员会特别豁免。

出于政策合规的目的,通过计算有效合同期限内的最大项目总成本,包括规定的最大续约选项、修订和所有适用税费,确定采购总价值。不得人为地将采购分为单独的交易,以避免竞争性投标。

书面投标要求的豁免

对于以下内容超过20,000美元的商品和服务不需要书面投标:

  1. 供应
  2. 办公设备
  3. 餐饮服务
  4. 当董事会代表、部分启动采购请求,执行董事,或运营总监,确定一个品牌或商标的产品或服务是唯一一个将正确满足同学的需求,因为产品或服务是独一无二的,或者只能从单一来源,或者在特定的安装、位置或项目中与其他设备相匹配。
  5. 只支付每日津贴和旅费的合同,不支付所提供服务的费用。
  6. 不增加额外费用的延期合同修订(或如果原始合同允许额外费用)。
  7. 合同修订:由于意外情况,竞争性投标合同中需要变更范围,且项目进展过快,或存在其他原因,导致无法全部或部分投标合同。
  8. CLA会议和活动的现场合同。
  9. 专有的软件合同。
  10. 在有文件证明的保修期内,或只有一名授权或合格代表,或该地区只有一名零件和服务分销商的设备维护协议。
  11. 与州、联邦和地方机构签订的合同,包括美国邮政服务的邮费。
  12. 法律辩护、法律咨询或法律服务合同。
  13. 娱乐合同。
  14. 当CLA已征集CLA已知的所有潜在供应商,但收到的投标数量少于要求数量时。经理必须详细说明为确定和招揽足够数量的潜在投标人而采取的步骤,以确保收到所需数量的标书。
  15. 在紧急情况下,为了立即保护公共健康、福利或安全,或保护CLA员工和财产,必须进行购买。
  16. 研讨会和教育课程工作。ld体育网页版
  17. 综合银行服务合同,邮箱加工,银行间信用卡加工,投资等金融服务。

尽管本协定有任何相反规定,执行主任或业务主任有权给予额外的例外情况。

选择

价格应该是评估答复的因素之一,但协会,如果其他因素对决定很重要,则不需要采取最低的价格。

  • 选项应该有一个客观方法,以及评估和选择的任何因素都应在采购文件中列出。
  • 奖项应向投标人或要约人提出,其出价对征集响应,并且是最优越的协会,(价格,质量和其他因素)。
  • 当它是一个兴趣符合的时候,可能会被拒绝出价。
  • 如果采购请求来自特定的部门,则选择决定取决于该部门。

文件

采购记录至少必须清楚地表明协会如何:

  • 执行采购价格抽样;
  • 选择采购方法和拟采用的合同类型;
  • 决定接受和拒绝哪些投标或建议书;和
  • 确定合同成本或价格的基础。

权责

货物,服务或两者的合同超过(10,000美元),必须得到CLA执行董事或业务总监。

签署权威

根据CLA代表委员会政策,CLA签订合同的权力仅限于执行董事或运营总监。除以下情况外,任何其他CLA员工或董事会成员均无权签署任何合同或以其他方式承付CLA资源:

答:员工成员有权代表常规CLA雇员签署时间卡,临时就业机构雇员和独立承包商证明报告的时间真正奏效。

B.员工和主管有权签署不涉及正式合同的文件和表格,通过批准供应商发票、支票申请、采购申请、采购卡对账单,按照用于建立、更改或取消支出资金授权级别的签字授权表格流程,差旅费报告、日记账凭证、零用金报销凭证。

合同管理

加州律师协会有一个完整的合同管理系统,以确保对采购行动的适当监督和管理。协会负责评估承包商的表现,并酌情记录承包商是否符合合同的条款、条件和规格。这可能包括进度检查、临时产品、交付货物的检查,以及其他保证所购买的货物或服务是在合同范围内交付的方法。

协会的合同管理系统必须确保:

  • 记录采购方法,并在最终付款后保存四年的记录;
  • 按照适用要求开展所有活动并产生费用;和
  • 付款前,所提供的服务是充分的,并且与合同服务范围一致。

供应商如何获得报酬

答:通常,除非合同义务提供了下调付款,否则CLA不会发出付款,直到提供服务,或者已收到并被接受并在适当的条件下接受并遵守订单。

B.供应商是在所示地址的采购订单面前提交每个订单的发票。每张发票都应参考:

  • 订购单号码
  • 发票编号
  • 发票日期
  • 产品发货日期/服务履行日期
  • 填写汇款的供应商邮寄地址
  • 所提供货物或服务的说明
  • 数量,单价和扩展
  • 折扣条款
  • 分项航运/手续费
  • 总发票金额

购物卡

介绍

加利福尼亚律师协会的购买卡(“一张卡”)计划已经建立,以提供方便的购买方式,同时降低启动和支付这些购买的相关成本。CLA向员工个人发放购买卡,以使员工能够轻松地进行低价购买,消除将个人资金用于业务相关支出的需要,减少零用现金的使用,并减少特殊支票的申请数量。除了降低处理成本外,One Card还通过消除采购申请和采购订单减少了纸张流量和处理时间,并提供了某些增加的支出控制。

业务总监将批准每个员工的持卡人入学协议,每次交易限额,每月信用额度(如果与CLA的标准限制不同),以及任何特殊的商家阻塞和其他保护控制。每张卡都将使用会计和映射默认值进行编程,以便自动化事务发布过程。

在批准一张卡入学时,业务总监将向员工发出一张卡的业务理由记录。在大多数情况下,一张牌发给那些需要在CLA业务经常旅行的人员或由行动总监指定负责采购商品和服务的人。

执行董事和运营总监将确定每个持卡人的信用限额。

授权卡使用

除下文中列出的具体类别外,持卡人有权使用一张卡购买CLA在CLA职责中所需的任何批准的商品或服务,包括典型交易:

  • 办公用品
  • 会议室及相关餐饮服务
  • 隔夜快递和信使服务
  • 外复制/印刷
  • 差旅费(机票、酒店、租车、停车和出租车)
  • 场外紧急情况

在一张卡上压印姓名的持卡人负责确保使用一张卡支付的所有费用符合CLA旅行和采购政策。使用一张卡进行的任何一笔费用的总价值不得超过持卡人登记表上规定的单笔交易限额。

未经授权的卡使用

持卡人可能不会使用一张牌:

  • 个人交易
  • 现场膳食讨论业务,除非是经营董事或执行董事的事先批准。
  • 会议登记,除非事先得到运营总监或执行总监的批准。
  • 会费,会员和订阅,否则既往批准运营主任或执行董事。
  • 办公室合同家具
  • 资本设备(设备>5000美元)
  • 每日旅游膳食
  • 私家车汽油
  • 包括任何个人旅行的机票
  • CLA政策禁止的任何其他购买

即使持卡人打算偿还CLA,一张卡也不应用于购买个人用途、非业务相关用途或混合用途服务的物品,除非在特殊紧急情况下以及商户不能或不会分摊支出的情况下(例如,提供室内餐饮或电影服务的酒店客房对开本)。

未能及时向One Card报销个人费用可能导致您的One Card特权被撤销。持卡人使用一张卡进行未经授权的购买或以不适当的方式使用一张卡将受到纪律处分,包括可能终止在CLA的雇佣关系,以及刑事起诉。

角色和责任

A.持卡人

加州律师协会,而不是单独的持卡人,对一张卡的收费负责。本行将每月直接将CLA指定为所有收益交易。持卡人不需要使用个人资金支付每月陈述余额,因为CLA将处理每月结算过程中上个月发表的所有交易。该计划不会以任何方式影响持卡人的个人信用评级。为了使用采购卡,员工必须:

  1. 同意持卡人注册表中所载的条款和条件,并遵守该采购政策和相关程序中概述的CLA的财政政策和程序。未能遵循CLA建立的政策可能导致撤销一张卡或其他纪律处分。
  2. 保留所有的收据,并对月度报表进行核对,以确保所有费用都是真实的差旅费用,服务或收到的货物,并已进行任何积分或调整。
  3. 如一卡通遗失或被盗,应立即通知大通银行及营运总监。如未能及时通知银行,一卡通被盗、丢失或放错位置,则可能导致遗失的卡被欺诈使用。

B.持卡人经理(批准人)

一卡通是一种有效的工具。但是,一卡通并不适用于所有类型的采购,运营总监必须了解一卡通流程,并愿意承担责任,确保员工在CLA指南范围内使用一卡通。为确保项目持续成功,运营总监应:

  1. 确定谁应该持有一张卡。
  2. 在授权发行一张卡之前,确保持卡人登记协议正确且完整。
  3. 审查(并协调雇员不能)每月在线发表声明,并在批准之前对交易描述和会计信息进行任何必要的调整。
  4. 审核收据和其他支持月度报表的证明文件。
  5. 审查每月一张卡审计问题报告并对任何开放问题采取补救措施。

C.融资

代理人首席财务官对所有财务问题,向供应商付款的主要问题负责,向雇员和志愿者报销,并将提供适当的控制,以确保遵守CLA的财政政策。

忘记密码

输入与您的帐户关联的电子邮件。然后,您将在收件箱中收到一个用于重置密码的链接。

个人信息

选择部分

CLA成员资格为99美元,包括一个部分。其他部分是99美元。

付款

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