加州律师协会

旅行政策

差旅和商务相关费用政策:志愿者和员工

加利福尼亚州律师协会非常感谢其员工和许多志愿者的服务,并能够根据本政策报销加利福尼亚州律师协会业务产生的合理、记录在案的差旅费。至于志愿者,我们的差旅预算有限,因此如果您的雇主或其他来源能够支付您的差旅费用,同时向加利福尼亚律师协会提供志愿服务,我们强烈鼓励您首先向这些来源寻求补偿,因为这将允许我们扩展预算,并将额外资源用于加利福尼亚律师协会的重要工作。

I.政策声明

该政策文件列出了用于识别和报销的标准和程序,在加州律师协会进行必要的,授权业务时产生的合法旅行和与业务有关的开支。

二,。范围

本政策适用于加州律师协会的所有员工和志愿者,包括但不限于加州律师协会理事会、委员会成员、发言人、受邀嘉宾、其他志愿者和承包商,在经营加州律师协会业务的过程中,发生或寻求报销自付费用的人。必须得到执行主任或其指定人员和科科主席的授权,才能对这些政策作出例外规定。

3一般的指导方针

答:本文档介绍了旅行和商务相关费用的最常见情况和问题,但不一定详尽无遗。对于任何未明确解决的情况或问题,加州律师协会执行董事或其指定人员将解释并应用本政策和任何其他适用的加州律师协会政策。除了这里描述的具体政策指导方针外,旅行和其他与商务有关的费用必须是合理的,与其他类似旅行者的费用或其他历史旅行基准相比。加州律师协会工作人员有权减少或拒绝任何被认为不符合政策或其他不合理的费用的报销或付款请求。

旅行者应该经济地旅行,把金钱和时间成本都考虑进去。

C.每位旅行者应自行承担费用,不得支付或报销其他员工、志愿者或承包商的费用。陪同旅行者参加加州律师协会业务的配偶、客人或宠物的费用将不予报销。

D.当一个人在为加利福尼亚律师协会开展业务的过程中前往距离其主要工作地点至少30英里的目的地,包括居住地和工作地点之间的交通时,他/她处于“旅行状态”。如果没有本政策中规定的例外情况,仅当个人处于旅行状态时,才能发生每日机票、住宿和膳食费用。这包括当一个人离开其主要工作场所至少30英里,并在CLA相关会议之前到达酒店时。如本文所述,无论是否满足旅行状态的30英里要求,其他旅行相关费用以及选定的通信和杂项费用都是允许的。

E.任何州外目的地的商务旅行都需要事先得到执行董事或其指定人员的明确书面批准。报销申请应在实际差旅发生后提出,并包括所有现金支出,无论何时购票或发生交易。

F.支付或报销的索赔必须是真实和准确的,仅包括允许的费用。有意的歪曲申请或报销索赔索赔应遵守法律允许的后果。

G.志愿者可根据本政策自行承担差旅费用。志愿者不得为加州律师协会购买其他物品或提供或参与服务。根据CLA采购政策,所有采购或服务必须由加州律师协会员工发起。

四、 报告准则

答:费用报告

  1. 政策遵从性:费用报告在被发送到Gilbert Associates (CPA)进行处理和支付之前,由加州律师协会的工作人员审查其准确性、完整性和政策遵从性。加州律师协会工作人员有权减少或拒绝任何被认为不符合政策或其他不合理的费用报销要求。
  2. 职责:旅行者有责任向他们的加州律师协会工作人员联络处提交一份完整的、清晰的费用报告和支持文件,以供批准。除非另有说明,任何需要的额外解释或说明备忘录必须由旅客的工作人员联络人签名。审批人有责任确保提交审批的费用报告是完整和准确的,符合本政策,并及时转发给加州律师协会官方注册会计师。
  3. 费用报告:费用报告表格(示例:附录A)用于报销个人在为加州律师协会开展业务时的自费旅行费用。报销将由个人支付,而不是公司。有报销旅费津贴的独立承包商应遵守其具体合同的条款。
  4. 旅行日期:在任何连续的7天内,旅行者最多可以使用费用报告进行两次旅行。乐动官方网址如果一次旅行超过连续7天,则需要单独的费用报告。乐动官方网址
  5. 费用报告收据:除每日膳食外的其他费用收据应附在费用报告中。承运人未提供地面交通和公共交通收据,或者未载明详细的旅行明细的,所要求的费用与其他类似旅客的费用相比合理的,可以报销。在“其他申索”项下申领的任何款项,如无详细收据证明,将不获批准。机票、火车、住宿和租车费用的收据必须包含分项定价,并反映适当的旅行细节(例如,出发/到达时间、旅行日期和地点、服务等级、升级、额外费用等)。报表摘要和未分项的信用卡收据不能作为收据的替代品,但可以作为原始收据的补充证明文件,因为原始收据自然缺乏所需的细节。如果通过第三方供应商(如Travelocity、Orbitz等)进行预订,而供应商没有提供收据,旅行者应包括具有同等详细信息的预订确认。网上购物的电子收据视为原始收据。为了证实报销要求,住宿和交通收据必须以旅行者的名义。
  6. 截止日期:向加州律师协会联络人提交费用报告的截止日期为旅行结束后的30个日历日。迟交的费用报告可能不予支付。不完整、不正确或难以辨认的报告可能会返回给请求者进行更正或进行二级审查,这可能会导致特定项目的延迟或不报销。乐动官方网址
  7. 签字:所有费用报告必须由寻求报销的旅行者签字。可以接受传真签名、数字签名和数字扫描,但不能使用键入的“/s”。加州律师协会联络人的批准签名必须是原件,不得通过签名盖章授权。
  8. 修改:手写费用报告的所有修改必须由更正人单独签名。任何必要的修改,以更正或添加到以前提交的费用报告,必须清楚地标记为“修订”在表格的顶部。
  9. 抵免:以前为取消航班发放的抵免可用于减少加州律师协会未来其他航班的成本。然而,礼券、代金券、优惠券、积分或其他促销“积分”不应用于购买或用于增加旅行补偿。
  10. 礼品、礼券和其他非旅行或非业务相关的费用不在本政策下报销。
  11. 旅行者必须使用当前的2018年电子费用报告表格,以确保符合政策。不接受非标准表格或以前年份的表格。

B.购买卡报告

  1. 购买卡不发放给志愿者。

诉可列支的费用

A.运输

  1. 私人汽车
  1. 需要使用私人汽车进行加州律师协会业务的旅客,将按以下国内收入署批准的费率报销里程:
    1. 当旅行者因加州律师协会的事务离开他/她的工作地点并返回到相同的地点时,可报销里程。
    2. 由于加州律师协会业务,旅行者在工作日没有报到他/她的主要工作场所时,会产生可偿还的里程。
    3. 可报销里程是在往返家中或主要工作场所的路上进行加州律师协会业务时产生的。超出家庭和主要工作场所之间正常通勤里程的里程将予以报销。
    4. 根据CLA工作人员的要求,费用报告应包括谷歌Maps或类似来源的打印输出,以证实所申领的里程。选择开车而不是坐飞机去加州律师协会办理业务的旅客,报销金额不会超过最经济的交通方式的费用。
    5. 应CLA工作人员的要求,旅行者必须在费用报告中附上西南航空公司网站的日期文件,以证实类似的旅行费用(住宿、机票、租车)。如果缺少可比较的文件,CLA员工有权调整与其他类似旅行者费用或其他历史旅行基准相比不合理的请求金额。里程超过了可比性机票的成本是不能报销的。如果旅客被要求开车以经济地运送需要额外费用运送的材料,或者需要特殊医疗设施,则可以允许例外。放入私人车辆的燃料是不能报销的,也不能在Pcard上收费。里程率的目的是补偿燃料成本,维护和其他折旧的私人汽车使用。
    6. 在加利福尼亚律师协会业务上使用时对个人汽车的损坏不被涵盖。

2.汽车租赁

  1. 与其他交通方式相比,在必要且经济可行的情况下,出租汽车可用于开展加州律师协会的业务。应考虑所有相关租赁成本,并将其与同等出租车或其他地面服务进行比较,包括税费、附加费、燃油费、酒店停车费和高速公路通行费。批准人负责验证用于参加场外会议的地面交通方式是否与其团队一致,以及是否记录了任何偏差或特殊情况。
  2. 一般来说,租车应该仅限于经济型车型,包括超小型和小型车。如果旅客需要驾驶较大的车辆以经济地运送材料、适应物理限制,或者多名旅客一起驾驶,需要额外的空间放置乘客、行李和其他会议材料,则可以允许例外。为了在恶劣天气中提供安全运输,四轮驱动车辆也可以例外。
  3. 加州律师协会为因加州律师协会业务而租车的旅行者(包括雇员和志愿者)提供保险。因此,旅行者不应该选择携带额外的碰撞和责任保险,由租赁机构提供,当旅行的加州律师协会的业务。任何额外的保险选择将被视为个人费用,将不予报销。
  4. 个人和商业目的不应在单一的租车预订时结合在一起。如果顺序业务和个人旅行,用于商业目的的汽车应在业务结束和个人租赁开始时返回。然后启动。
  5. 汽车还车时应加满油箱;只有当员工确定他/她的油箱快要满的时候,才应该预先支付油箱选项。
  6. 加州律师协会业务期间租车产生的燃油费用是可报销的,员工的燃油费用也可能计入Pcard。燃油应计入用于预订汽车租赁的Pcard账户。签署租车协议的旅行者有责任遵守租车代理协议。请注意租赁协议中禁止任何其他人驾驶汽车的条款。
  7. 发生事故时,请遵循以下步骤:
    • 参加任何医疗问题。
    • 立即向相关执法机构报告。
    • 咨询租赁合同并遵循其指示。
    • 立即向执行董事提交事故报告。

3.航空旅行

  1. 航空旅行的报销将仅限于可退还的长途汽车/经济舱机票费用,但需遵守以下进一步的限制,以及每位旅客托运最多两件行李的费用(如有需要)。如果可行的话,应购买成本较低的不可退还车费。不允许头等舱、商务舱或西南商务精选票价;如果购买,经济舱和高级舱票价之间的差额将被视为个人费用,不予报销。航空公司会员资格、优惠座位、登机前或任何其他住宿升级费用将被视为个人费用,不予报销。为个人方便而更改航班时刻表所产生的费用不予报销,但如果费用报告中附有原因,则可出于商业目的或其他可减轻处罚的情况予以报销。
  2. 旅行者带来过高的票价由于个人选择使用一个航空公司,或使用非标准的路线更合理的路线存在时,将只报销的部分票价等于西南票价和/或更合理的票价路线。

4.铁路服务

a)与空气和/或地面运输相比,可以在必要和经济实用时使用教练轨道服务。偿还将根据可用的最经济,可获得的服务级别提供偿还。优惠或其他奢侈升级不予偿还。请注意,在Amtrak上,所有可用座椅都被称为“商务舱”并被允许。

5.班车/出租车/汽车服务/乘用车服务

  1. 开展加州律师协会业务所需的班车、出租车、汽车服务和拼车服务都是允许的费用。
  2. 小费可以自行决定,但不应超过20%,除非票价极低。
  3. 机场旅行可能包含固定的固定费用,旅客可在付款点选择计程票价或固定费用票价,以较经济的为准。报销金额应以固定的固定固定费率为上限,如果低于计费费用,则应加上小费。
  4. 旅行者还可以使用超级和Lyft等rideshare选项,因为这些服务可能比传统出租车便宜。提供的任何高级服务(即优步黑色或优步)将被视为等同于城镇汽车,并受以下限制。如果票价包含在票价中(通常)中,则不允许任何额外提示。保险范围限制和排除可能与提供商的提供商不同。
  5. 价格较高的豪华轿车、城市轿车或黑车服务是不能报销的,除非没有便宜的服务。
  6. 鼓励前往同一位目的地的旅行者在实际操作时分享地面运输。

6.交通、过路费、停车和罚款

  1. 公共交通费用,桥梁通行费和停车费用的旅行者为加利福尼亚律师协会的业务是允许的费用。
  2. 旅客的停车罚单和交通罚款将不予报销。

b .住宿

  1. 如果需要进行加州律师协会的业务,则住宿费用将按标准单人住宿酒店房间的实际费用报销,最高可达最高授权住宿价格(附录B)或由加州律师协会工作人员为特定团体会议预先商定的签约团体价格。
  2. 如果适用,作为加利福尼亚律师协会项目发言人的个人可根据其个人合同条款报销标准单人住宿酒店房间的实际费用。
  3. 如果加利福尼亚律师协会尚未就团体会议或活动的酒店房间签订合同,则可直接向酒店或AirBnB、VRBO或类似类型的酒店预订个人住宿。当加利福尼亚律师协会为团体会议或活动签订了酒店房间合同时,该会议或活动的与会者必须住在合同酒店,以确保加利福尼亚律师协会满足其合同规定的最低房间数量,并且不会因未使用的房间而产生费用。根据个人喜好选择入住其他酒店或AirBnB、VRBO等酒店的旅行者,将不会获得住宿费用的报销,除非他们收到执行董事或其指定人员的确认,否则将需要在没有员工协助的情况下自行预订,房间已经满了。
  4. 住宿必须由旅游住宿行业的商业机构提供(如酒店、汽车旅馆和行政出租公寓)。入住个人住宅、合住服务或其他以物易物的安排将不获报销。
  5. 超过目前授权住宿价格的住宿费用将不予报销,除非事先与酒店协商了合同团体价格,或者明确授权用于其他商务目的。在可能的情况下,工作人员将尽一切努力在附录B所列的每日住宿费用范围内与团队签订合同。执行委员会会议的签约团体价格不应超过每晚300美元(不包括所有税费和度假费用)。
  6. 加州律师协会涵盖了酒店房间的成本和必要的商务电话,停车场,非高级互联网费和商务中心费用。这些费用应在费用报告中逐项列出,并未包含在内的住宿率。如果比使用酒店的服务更经济,旅行者应该使用自己的无线设备。旅行者负责涵盖个人偶然费用,包括个人电话,客房服务和其他室内自助商品。所有酒店客人都要求在办理入住手续时提供个人信用卡,以涵盖个人垃圾的成本。请参阅V.D.,Communications&Infidentals第5节。
  7. 任何因未能取消住宿预订而产生的费用,加州律师协会概不负责,除非未能及时取消的原因与加州律师协会业务有关或由于不可避免的个人紧急情况。
  8. 对于非旅行身份的个人,只有在酒店住宿有特定业务需要时,如在酒店安排场外会议,才可报销住宿费用。

c .餐

  1. 个人每日报销餐费
    1. 每日膳食费用将按照授权的每日膳食费率报销(附录B)。
    2. 每日膳食费用将根据以下旅行状况指南报销:
      • 早餐:8:00前出发
      • 午餐:中午12点旅行。
      • 晚餐:下午6点后旅行。
    3. 如果提供膳食(如加利福尼亚律师协会提供的午餐、会议餐等),则不得报销每日膳食。
    4. 餐厅服务的小费被视为每日津贴的一部分,除每日津贴外不予报销。
    5. 对于不具有旅行身份的个人,如果进餐与工作有关且在个人无法控制的情况下(例如要求参加非现场会议),则进餐费用可按批准的每日膳食费率报销。
  2. 欢迎宴
    1. 在加州律师协会会议和活动中,茶点和/或餐点可由加州律师协会支付。参加这些活动的个人(包括董事会成员、委员会成员和加州律师协会雇员),无论他们是否有旅行身份,都有权分享餐饮。
    2. 下文第七节将讨论场外会议和活动的餐饮问题。
  3. 场外晚餐:
    1. 在餐厅安排场外晚餐之前,必须满足酒店合同中的最低餐饮要求。可以要求例外情况,但必须事先得到运营总监或执行总监的批准。
    2. 办事处行政委员会晚宴的每人费用不应超过100美元(不包括税和追加)。
  4. 酒精饮料
    1. 含酒精饮料及开瓶费不报销。

D.通信、杂项费用和杂费

  1. 为因业务需要而拨打与业务有关的电话和有限的电话到个人家中所产生的合理费用提供报销;以及异地影印、传真或酒店商务中心的费用。无论是否满足旅行身份要求,这些费用均可报销。
  2. 任何额外的漫游服务都需要容纳加州律师协会通信,而员工不在旅行状态(例如,在休假时的办公室通信)必须在旅行之前批准。
  3. 如行李协助、泊车服务或女仆服务的小费等附带费用是允许的,附带费用最高为$8.00(以支付在旅行身份期间所发生的小费和其他小费用)。

VI。费用的进步

志愿者和承包商没有资格预支旅行费用。

七,。会议、活动、产品和服务

答:非事地会议和活动场所的合同,以及加州律师协会工作人员必须发起所有产品和服务。志愿者无权合同加州律师协会合同。请参阅CLA采购政策。

附录A

查看一份费用报告,点击这里.有关费用报告的物理副本,请发送电子邮件info@www.pay-magazine.com

附录B

经批准的旅费和餐费报销
(2019年1月1日生效)

里程报销

2021年1月1日起,个人汽车里程报销率为每英里56美分。将调整里程报销率,以镜像美国内部收入服务与业务相关报销所建立的报销率。在线费用报告的公式中,这些费率嵌入,并将在任何速率变更的生效日期进行调整。

住宿报销(不含所有税费)

当该部门没有与酒店签订合同的团体价格时,这些价格适用于个人旅行。住宿报销率将根据加州律师协会制定的报销率进行调整。

旧金山 - 265美元
大都市区 - 250美元
所有其他地点- 175美元

个人旅行餐费报销

这些价格限制不适用于本分部为某一特定活动(例如,会议或执行委员会会议)与酒店或其他场所签订的餐饮合同。

早餐:10.00美元
午餐:14.00美元
晚餐:26.00美元

如果经执行董事或其指定人员和科长批准,与科室相关的旅行可根据具体情况进行住宿和膳食报销的例外情况。

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