加州律师协会

网络研讨会和会议指南

本文件旨在概述网络研讨会过程,并为日程安排、客户/主持人互动和材料检索等领域制定标准程序。我们的目标不仅是尽可能顺利、高效地开展网络研讨会,而且要体现提供网络研讨会的组织的专业精神。

A.网络研讨会

网络研讨会是使用网络链接进行实时视频和音频的现场演示。PowerPoint/幻灯片演示文稿是必需的。网络研讨会有两种不同的形式(“平台”)。

第一个平台称为“本地”平台,其中不使用摄像机;演示者在观看者屏幕上播放Power Point时讲话。第二个平台称为“Go To Meeting”平台,在该平台中,演示者使用摄像机并出现在观众的屏幕上。

Go To Meeting platform有几个选项:1)可以在拆分屏幕上显示位于不同位置的多个演示者;2) 电源点可以在分屏屏幕上或作为下载提供;3) 可以下载视频在演示过程中播放。

网络研讨会通常持续一小时,通常在午餐时间举行。演讲者的典型数量是一到三人,其中两人最为常见。建议演示者的最大人数为三人。演示者可以位于不同的位置;每个发言者只需在安静的地点从任何固定电话呼叫,并在网络研讨会期间能够访问互联网。

随附给演讲者的网络研讨会指导表样本。

  1. 安排和通知至少提前一个月安排所有网络研讨会,并且必须在课程开始前至少30天但不超过90天向协会提交随附的网络研讨会提交表。网络研讨会系列的提交时间可能超过90天。由于假期季节和通常在1月份提供的网络研讨会数量,所有1月份的网络研讨会必须在12月1日之前提交。协会也可能有停电期,在此期间无法安排网络研讨会。

注意:一旦选择了格式(本机或转到会议),则无法更改。

网络研讨会系列:网络研讨会也可以组合在一起形成一个系列。系列中的每一次网络研讨会必须同时提交给协会,并对系列的每一部分进行适当编号。同时提交整个系列可以让该部分有机会以折扣价将系列打包在一起。

目前,该协会与一家名为InReach的公司合作,举办网络研讨会。一旦通过提交表格将网络研讨会提交给InRach,将创建一个网络研讨会文件夹用于文件存储,并将活动添加到InRach的广泛音频广播日历中。需要注意的是,InReach的容量为每天6次网络研讨会,如果InReach有容量,日期可能会发生变化。话虽如此,在安排网络研讨会时,请尝试提供几个日期/时间选项。乐动官方网址

网络研讨会的主持人和协调小组成员(“小组联系人”)将在活动日期前3周通过InReach发送一封初始电子邮件,通知他们网络研讨会将在何时举行、演示需要采用的格式,并安排与所有主持人的技术通话。技术简报会安排在现场活动前一周举行,以确保流程保留,并允许演示者最后一次更新其演示文稿。正是在这次技术电话会议中,除其他事项外,主持人的介绍也被审查。部门联系人参加技术呼叫是个好主意。

理想情况下,部门联系人将主持网络研讨会。如果网络研讨会没有主持人,InReach将介绍演示者。

  1. 协调员/演示者互动

协会将向演讲者发送CLE演讲者发布,每位演讲者必须完成该发布并返回协会。

演讲者应及时回复,以遵守上述时间表。如果InReach发送初始电子邮件后尚未收到回复,则将在下周发送第二封电子邮件。从那里,如果在网络研讨会日期前一周未与演示者联系,将通知部门联系人并要求其参与。

演示者还将被要求提供一个备用号码,以便在现场网络研讨会期间出现技术问题时保持联系。

与演示者确认哪种平台更适合(本地或去会议),并告知演示者所选平台不能更改,这一点很重要。一些演讲者对技术感到满意,并且/或者愿意通过摄像机出现,并且希望使用Go-to Meeting平台。当Power Point显示在观看者的屏幕上时,其他人可能更愿意使用本机平台。与演示者讨论这两个选项很重要。

  1. 发送和接收材料

所有演示文稿都必须以PowerPoint格式(或.ppt或.pptx)发送。以PDF格式发送的PowerPoints将不被接受,演示者将被要求重新发送。演示者还将创建和完成PowerPoints。InReach和CLA员工不制作或设计幻灯片和/或调整演示文稿。

技术简报和网络研讨会都需要PowerPoint演示文稿。演示文稿草稿仅可用于技术简报,但需要在现场活动之前发送最终版本。

PowerPoints的最终版本必须在网络研讨会举行前至少24小时发送。在活动发生并可用于存档/按需产品之前,不会添加活动当天所做的任何更改。

演示者bios包含在其他材料中。必须在活动日期之前发送。在上述时间内未收到的任何bios都将被排除在介绍之外。

Power Point可作为书面材料,但鼓励使用对参与者有用的其他材料,如文章、清单、诉状、发现或信函。

演示者必须获得版权所有者的许可,才能在Power Point中包含第三方受版权保护的材料和书面材料,包括在网站中找到的第三方受版权保护的材料。

网络研讨会重播说明:可以将网络研讨会设置为在特定日期和时间重播,并以此进行营销。InReach提供的网络研讨会重播表必须由所有网络研讨会重播的工作人员填写。

网络研讨会取消政策:如果发言者不能参加,主办部门将尽最大努力寻找替代者。

B.会议

会议是现场电话讨论。它们几乎可以用于任何目的;e、 例如,主持一位演讲者,举行公开论坛讨论、圆桌会议、公开麦克风,或只是与常设委员会或利益集团成员建立联系。根据事件的性质,CLE可能可用,也可能不可用。如果提供CLE,必须在会议召开前至少两周向协会提交书面材料。目前,没有为这些电话会议提供符合MCLE提供商要求的CLE的流程,但协会工作人员致力于研究允许此类CLE会议也符合MCLE提供商规则的可能技术。

会议应使用分配给该部门的电话会议号码。此呼叫将不受协会的监控;唯一的主持人是主持会议的部门成员。参与者负责对其呼叫进行静音和取消静音。该部门可以收取任何喜欢的价格,也可以免费提供会议。

C.营销

网络研讨会和会议应通过各部门的电子时事通讯、社交媒体以及(如果可能和时间允许)该部门的期刊进行营销。协会将发送电子邮件通知(e-Blast)。考虑与其他部门和CYLA交叉营销。

网络研讨会和会议最好在网络研讨会或会议前60天进行营销。一个例外是一系列的网络研讨会和会议,这些研讨会和会议可以在网络研讨会或会议前60天以上进行营销。

D.清单/时间表

活动日期前四周或四周以上:

  • 部门联系人将在网络研讨会日期前至少30天向协会提供完整的网络研讨会提交表。
  • 对于网络研讨会,协会将通过网络研讨会提交表格和活动日期/时间选项联系InReach。
  • InReach将通过为事件添加目录条目来确认事件。
  • 协会将向演讲者发放CLE许可证,让其签字并返回。
  • 部分设计人员将在市场部的电子杂志/期刊上进行网络研讨会或会议,并考虑与其他部门进行交叉营销。
  • 该协会将开始营销网络研讨会或电子爆炸会议。

活动日期前三周:
仅网络研讨会:

  • InReach将通过初始电子邮件联系协调员和演示者
  • 演讲者将在活动前安排一周的技术简报
  • 演讲者或协调员将提交PowerPoint草稿、C.V.和预定技术简报材料。

活动日期前两周:
仅限会议

  • 如果与会议相关的CLE被提供,演讲者或协调员将向协会提交书面材料。

    活动日期前一周:
    仅网络研讨会:

    • InReach将在准备网络研讨会时与演示者交谈

    不迟于活动日期前24小时:
    仅网络研讨会:

    • 所有最终材料–PowerPoints、书面材料、bios–必须提交给InReach,否则将不会纳入现场活动

    为演讲者提供的网络研讨会说明

    关于网络研讨会的准备工作

    • 网络研讨会是一种使用网络链接进行实时视频和音频的现场演示。PowerPoint/幻灯片演示文稿是必需的。
    • 您可以在网络研讨会的两种不同形式(“平台”)之间进行选择。第一个平台称为“本地”平台,其中不使用摄像机;当Power Point在观众屏幕上播放时,您说话。第二个平台称为“Go To Meeting”平台,在该平台中,您可以使用网络摄像头,并显示在观众的屏幕上。Go To Meeting platform有几个选项:1)可以在拆分屏幕上显示位于不同位置的多个演示者;2) 电源点可以在分屏屏幕上或作为下载提供;3) 可以下载视频在演示过程中播放。一旦选择了平台(本机或转到会议),就无法更改。
    • 您将获得CLE版本以完成并返回。
    • 该计划由InReach继续教育解决方案管理和网络直播。ld体育网页版
    • 网络研讨会获得批准后,您将收到您所在部门联系人的通知,随后是INREQUE的电子邮件。
    • 您需要在预定的网络研讨会前至少三(3)周将您的简历、Power Point和任何其他书面材料发送给您的部门联系人和INREQUE。Power Point可作为书面材料,但我们鼓励您提供对注册人有用的进一步书面材料,如文章、清单、诉状、发现或通信。对于演示文稿中使用的所有材料,包括网站上的Power Point和第三方受版权保护的材料,您需要获得版权所有者的许可。
    • 在实际网络研讨会前至少一周,将与每个人举行一次实践技术会议。
    • 如果您没有收到InReach或您的部门联系人在练习技术课程中发送的电子邮件,您需要在网络研讨会前7天内联系您的部门联系人。

    在网络研讨会日:

    您应该准备好在半小时左右,但不迟于预定会议时间前15分钟,拨打将提供给您的特别号码,并将您连接到InRach进行网络广播。

    • 如果有多个演讲者,您可以在相同或不同的位置发言(取决于您将使用的共享材料),而不考虑所选的平台。
    • 需要固定电话,但请将您的智能手机作为固定电话的替代品(有时,固定电话可能会中断,需要使用替代品)。
    • 如果您愿意,请使用耳机麦克风或扬声器。
    • 在网络研讨会开始时,主持人(如有)将由InReach的一位同事介绍。
    • 主持人将介绍演讲者。如果没有主持人,InReach将介绍您。
    • 在网络广播期间,PowerPoints可能由您或来自InReach的同事控制。
    • 计划发言不少于60分钟(根据州律师协会对1小时CLE学分的要求)。1小时内几分钟就可以了。
    • 您可以通过广播或稍后的电子邮件(取决于时间的推移)回答问题。
    • 你需要根据幻灯片的数量来分配时间。建议采取以下行动计划:
    • –10分钟介绍
      –45分钟主要话题
      –5分钟问答

    关于改进您的网络研讨会

    • 主持人和演讲者的照片应插入电源点的最开始处。这将有助于观众在被介绍时看到面孔。

    其他问题:
    请联系您所在的部门

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