信托和不动产

加州公证员关于COVID-19远程在线公证的信

2020年4月13日

尊敬的亚历克斯·帕迪拉
国务卿
11街1500号
萨克拉门托,CA 95814

PDF格式,点击这里

回复:COVID-19 -加州公证处的远程在线公证

亲爱的部长帕迪拉:

我们代表加州律师协会信托和不动产部(TEXCOM)执行委员会写信,建议暂时授权加州公证人在当前紧急状态下通过视频会议提供远程服务。我们敦促在这个问题上迅速采取行动。

加州律师协会的信托和财产部在加州有6000多名律师从事信托和财产法律业务。在这一紧急状态下,许多加州人都在考虑潜在的健康问题和他们的死亡率,并已被促使落实或修订他们的遗产规划文件,包括信托、持久委托书和预先医疗指示。对许多人来说,难以完成适当的遗产规划文件,导致焦虑加剧。公证人是这一过程中必不可少的一部分,因为律师的权力和预先保健指示必须经过公证或证人的见证,[1]信托文书经常经过公证以限制欺诈,将不动产转让给信托的契约也必须经过公证,因为它们必须有记录。

在目前情况下,要求亲自与公证人接触以签署遗产规划文件可能会对执行文件的个人和公证人造成重大健康风险。一些打算签署遗产规划文件的加州人不愿意冒着个人安全风险邀请公证人到他们家里或去公证人办公室,无论如何,这两种做法都可能违反适用的居家令。在其他情况下,公证员暂停了业务,或者收取更高的旅费进行个人访问。虽然其他一些州已经允许远程公证(如下所述),但使用其他州的远程公证并不是一个可行的解决方案。

下面,我们将列出我们的具体关切以及解决这些问题的建议。

急需通过视频会议进行远程公证

TEXCOM建议暂时取消文件签署人必须亲自出席公证员和通过视频会议进行远程公证的要求。TEXCOM认为,远程公证将满足加州人的迫切需求,他们必须签署委托书、医疗保健指示和其他重要的遗产规划文件。

其他州的公证员进行的远程公证不能充分满足需求

我们认识到,国务卿办公室发布了最近发表的一份声明中指出,加州公民希望他们的远程文件公证可以获得公证服务在另一个国家,目前提供的远程网络公证和民法典第1189条(b)提供任何证书的承认in another place shall be sufficient in California if it is taken in accordance with the law of the place where the acknowledgment is made.

我们认为,使用其他州的公证员无法充分解决加州的公证需求,因为(1)县记录办公室目前没有足够的权力来记录此类文件,(2)其他州的远程公证平台受到限制,(3)其他州的远程公证使用电子签名,但根据民法典第1633.3(b)(1)条,电子签名对某些遗产规划文件无效。

由其他州的远程公证机构公证的文件可能无法记录

《民法典》第1189(b)条规定,“在其他地方取得的任何承认证明,如果是根据作出承认的地方的法律取得的,在本州即属充分。”虽然确认证书本身可能是有效的,但适用法律一般要求提交备案的文件必须有原始签名。(政府代码27201,subd.)(b))。由州外公证人远程公证的文件将不包含原始签名。因此,除非在信托和不动产以外的有限情况下,县记录办公室目前没有权力记录由其他州的偏远公证员公证的文件。因此,加州人如果利用其他州的远程公证人的服务来获取遗产规划文件的公证(如信托文件、委托书和预先医疗保健指示),将会发现他们基本上无法记录公证文件。

在其他州获得远程公证的机会有限

其他州的公证员的使用非常有限。虽然远程公证在许多州是被允许的,但这些州中的绝大多数都是新法律。并不是所有颁布了远程公证法的州都全面实施了这项法律。我们发现,当公证服务需求量很大的时候,加州公民的公证需求不能完全由在其他十几个州运营的远程公证员来满足。

在其他州,远程公证的机会进一步受到限制,因为许多大型远程公证平台优先为需要对多个文件进行公证的签署人和企业提供服务。单一文件的签署人,如持久委托书和预先保健指示,可能不容易获得远程公证员的服务。

此外,为了使用一个州外的远程公证,签名者必须能够连接到一个复杂的远程公证平台。对于一些加州人来说,访问这样的平台可能是一个挑战。相比之下,TEXCOM推荐的程序可以使用任何具有简单视频会议功能的设备(包括智能手机)。

在若干遗产规划文件内使用电子签署

其他州的远程公证使用电子签名。TEXCOM和许多其他信托和遗产律师认为,鉴于使用可撤销信托作为遗嘱的替代品,对可撤销信托文书进行公证是最好的做法。由于《民法典》第1633.3节(b)(1)禁止使用电子签名签署“遗嘱信托”,目前尚不清楚使用电子签名是否可以有效执行信托文件。因此,许多执业者建议加州人不要使用电子签名来签署可撤销信托,也因此不要使用其他州只能使用电子签名的远程公证平台。

建议

我们建议授权加州公证员在当前紧急状态下使用音视频技术进行公证,但须符合以下条件:

  • 寻求公证员服务的个人必须在视频会议期间向公证员出示有效的带照片的身份证;
  • 视频会议必须允许个人和公证人之间的直接现场互动;
  • 个人必须肯定地表示他或她的地理位置在加利福尼亚州;
  • 个人必须通过传真或电子方式将签署文件的清晰副本直接在签署当天发送给公证员;
  • 公证员必须对转送的文件副本进行公证,并将经公证员签字盖章后的文件原件交回当事人;
  • 公证人必须在印章旁边写上或打印“在加州COVID-19紧急状态期间进行的公证”。无需在公证人日志中填写指纹和签名,公证人必须在日志中注明“在加州COVID-19紧急状态期间进行的公证”;
  • 根据本程序公证的任何文件应被视为符合《政府法典》第27201(b)节的原始签名要求,尽管个人在文件上的签名不是原始的,只要公证员的签名是原始签名;
  • 在此程序下收到公证文件的第三方可以善意地依赖该文件,并没有义务进一步询问其真实性。

我们很高兴有机会与您分享我们的意见和建议,供您考虑,我们可以在您方便的时候进行进一步的讨论。

真诚地,

Mark S. Poochigian,主席
信托及遗产组执行委员会
加州律师协会


目击有时是一种可行的选择,但由于所有案件都需要两名在场证人,根据文件的不同,其中一名或两名证人都需要有一定程度的独立性,考虑到各种居家命令和通过接触传播COVID-19的风险,满足证人要求充其量也很困难。此外,在涉及不动产的交易中,委托书除非有授权书的记载,否则无效,因此,物业管理委托书的见证(未经公证)往往不足以达到委托书订立人的目的。

[2]虽然我们的信函重点关注信托和地产问题,但我们注意到,这些同样的问题适用于各种商业和非商业环境。在非商业背景下,我们强调以下例子,所有这些例子都包含某种形式的公证要求:为妊娠携带者签署辅助生殖协议(家庭法典§7962);同意继父母收养(家庭法典§9003);未签署任何婚姻和解协议或未签署任何规定的判决的配偶的签名,该判决是在未签署的情况下作出的,即婚姻关系的解除、无效或合法分居的判决(《家庭法典》§2338.5);要求指定的出生、死亡或结婚记录的核证副本(健康和安全法规§103526)。

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