加州律师协会

记录和文件保留策略

我一般。

维护完整、准确和高质量的记录是CLA的政策。除非出于历史参考、合同或法律要求或其他目的需要更长时间的保存,否则记录应在其立即使用期间进行保存。不再需要的记录或满足其保留期限的记录将按照下文概述的保留期限销毁。就本政策而言,“记录”或“文件”是对可能被合理认为与加利福尼亚律师协会或其任何组成部分(如部门或委员会)的业务有关的决定、交易或其他事项的备忘录,无论其物理实施方式或记录介质,也无论是纸质还是电子形式。

二,。规则

所有CLA人员、董事会成员和志愿者都必须遵守这些规则。在某些情况下,本规则也可能适用于与CLA或代表CLA开展业务的承包商、供应商和其他第三方。

根据要求,根据本保留政策条款要求保留的、目前不属于CLA所有的纸质或电子文件将被转让给CLA并由其保存。

如果文件与任何现有或预期的政府调查、程序或诉讼(无论是刑事或民事)有关,或发现合理可能导致诉讼的事实和情况,或与政府程序或调查有关,则不会销毁或删除任何文件。如果任何员工、董事会成员或其他志愿者领导知道CLA可能参与的政府调查、诉讼或诉讼,或CLA收到传票作为证人,他或她应立即通知执行董事,或在她缺席的情况下,副执行董事和董事会主席以及他们中的任何一人都可以要求发布正式的“诉讼封存”。

虽然本政策并非全面的诉讼搁置政策,但如果诉讼或调查正在进行或合理预期,CLA的政策是在正常业务过程中停止常规销毁记录。这包括根据CLA可能采用的任何灾难恢复或业务连续性计划保留的备份。在这种情况下,将尽快通知负责相关记录的人员,并指示其不要销毁、丢弃、移除或以其他方式篡改合理预期会有争议的记录。

不遵守法定持有规定的,情节严重的,可能会受到纪律处分,在某些情况下,可能会受到刑事起诉。只有法律持有的发行人,在咨询律师后,才能修改或解除法律持有。

具有历史意义或可能有历史参考价值的文件不应销毁。CLA在保留这些历史文件方面会犯错误。销毁此类文件需要CLA所有三位总裁、董事会主席和执行董事的批准。

3文件保管和文件维护

作为一个与地理上分散的志愿者和远程员工的全州协会,受此政策约束的文件可能位于多个地点。为便利本政策规定的文件的定期审查和文件合并,在本政策通过后,应不时但不少于每年一次,CLA副执行主任将指定文件审查和清理期间。在这种文件维护期间,科科协调员将与其科科志愿人员合作,执行协调员将与委员会志愿人员合作,确保所有相关文件按照这一政策进行归档和保留,删除或销毁多余和过时的文件。如果志愿者或雇员对文件的地位有疑问,副执行主任应酌情与他人协商作出任何必要的决定。

以下个人是以下文件的保管人,这些文件应根据本政策进行适当归档、保留和销毁,作为其日常工作的一部分。

  • H.R. Manager-H.R。,工资和保险记录
  • 首席财务官-会计、审计和财务记录
  • 副执行董事治理记录,包括会议记录和董事会材料

四、保留条款

以下文件必须永久保存:

  • 管理记录:包括公司章程、章程和修正案、公司章程、董事会会议记录、国税局有关免税状态的文件
  • 纳税记录:已归档的州和联邦纳税申报表/报告
  • 知识产权记录:版权和商标注册申请、转让、许可证、书面协议
  • 财务记录:经审计的财务报表
  • 主要资产记录:契约、抵押、财产评估和销售票据
  • 现行合同、租约和保险(有效)
  • 记录员工的医疗投诉
  • 支持会员记录的信息(会员持续时间、会员申请和总体会员统计)
  • 确定退休福利所需的记录,包括401(k)

以下文件必须保留7年:

  • 应收帐款记录,包括给客户的发票
  • 应付帐款记录,包括供应商的发票,费用报告
  • 取消的支票
  • 银行对账单
  • 纳税申报的“备份”和支持文件
  • 经审计财务报表的“备份”和支持文件

以下文件必须保存6年:

  • 员工福利资料:(但在计划终止后不少于1年)福利资料

以下文件必须保留5年:

  • 从受伤日期或最后提供的赔偿日期算起的工人赔偿/伤害记录

以下文件必须保存4年:

  • 雇员所得税记录
  • 继续教育记录
  • 合同、租约及到期后的保险单
  • 工资记录
  • 以下文件必须保存3年:员工人事档案(离职后3年)
  • 招聘及聘用记录
  • 休假记录

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